Gizlilik politikası

Veri sorumlusu kim?

Hizmette iki ayrı rol var:

• Tanıtım sitesi ve teklif talepleri için veri sorumlusu biziz.
• Mobil uygulama ve yönetim panelinde kurumun öğrenci, veli ve öğretmen verisi için veri sorumlusu, hizmeti kullanan kurumdur (dershane, anaokulu, müzik ve sanat okulu, kurs ya da etüt merkezi). Biz bu veriyi kurumun talimatıyla ve yalnızca hizmeti sunmak için işleyen “veri işleyen” konumundayız.

Kurumun tuttuğu verilerle ilgili talepler için önce kuruma başvurulması önerilir. Bize gelen bu tür talepleri ilgili kuruma iletiriz.

Tanıtım sitesi

Sitede çerez ya da benzeri izleme teknolojisi kullanmıyoruz. Reklam, sosyal medya eklentisi, gömülü video servisi ya da üçüncü taraf analitik yoktur. Yazı tipleri ve görseller sitenin kendi sunucusundan gelir. Dil seçimi de çerezsiz, düz bağlantıyla yapılır.

Site, ABD merkezli Render'ın Frankfurt (Almanya) bölgesindeki sunucularında barındırılır. Barındırma altyapısı, güvenlik ve işletim amacıyla kayıt (IP adresi, tarayıcı bilgisi, istenen sayfa ve zaman) tutar; bu kayıtlar 7 gün sonunda silinir.

Sitedeki “Soru sorun” aracına yazılan soru, yanıt üretilmesi için yapay zekâ sağlayıcısına (Groq, ABD; yedek olarak Cloudflare) iletilir. Konuşma veritabanına yazılmaz, sayfa kapanınca silinir ve kişisel bilgi yazılmaması istenir; telefon, e-posta ve uzun numaralar gönderilmeden ayıklanır. Kötüye kullanımı önlemek için IP adresi en fazla 24 saat yalnızca sunucu belleğinde tutulur, kaydedilmez.

İleride çerez kullanmayan bir ziyaretçi istatistiği aracı eklersek bu metni önceden güncelleriz.

Teklif formu

Formu gönderdiğinizde ad soyad, kurum adı ve türü, telefon, öğrenci sayısı aralığı ile isteğe bağlı e-posta ve mesajınız işlenir. Bu bilgiler veritabanına yazılmaz: e-posta sağlayıcımız Resend (Plus Five Five, Inc., ABD) aracılığıyla ekibimize e-posta olarak iletilir.

Bu bilgileri talebinize yanıt vermek, sizinle telefon ya da WhatsApp üzerinden iletişime geçmek ve teklif hazırlamak için kullanırız; tanıtım iletisi göndermek için kullanmayız. Formun kötüye kullanımını önlemek için IP adresiniz en fazla 10 dakika yalnızca sunucu belleğinde tutulur, kaydedilmez. Ayrıntılar KVKK aydınlatma metnindedir.

Uygulamada işlenen veriler (kurum adına)

• Hesap: ad soyad, telefon numarası, rol ve kurum üyeliği. Şifrenin kendisi saklanmaz, yalnızca geri döndürülemez özeti tutulur.
• Öğrenci kaydı: ad soyad, sınıf, isteğe bağlı doğum yılı ve ayı ve veli bağlantısı.
• Eğitim kayıtları: ders programı, yoklama, gelişim notları ve sınav sonuçları.
• Ödeme kayıtları: borç, tahsilat ve makbuzlar. Uygulamada kart bilgisi alınmaz.
• İletişim: duyurular ve ekleri, mesajlar ve okundu bilgisi, bildirimler.
• Öğretmen: ücret modeli, hak ediş ve öğretmene yapılan ödemeler.
• Cihaz: bildirim gönderebilmek için cihazın bildirim anahtarı ve platformu (iOS ya da Android).
• Hata kayıtları: uygulama hata verdiğinde teknik hata bilgisi. Kişisel veriler gönderilmeden önce ayıklanır.
• İşlem kaydı: finans ve üyelik kayıtlarında ve yoklama düzeltmelerinde kimin neyi ne zaman değiştirdiği.

TC kimlik numarası, konum, rehber ya da reklam kimliği istemeyiz. Uygulamada reklam ve üçüncü taraf analitik yoktur. Sağlık bilgisi gibi özel nitelikli verilerin not alanlarına yazılmamasını isteriz.

Veriler nerede saklanır, kimlerle paylaşılır?

Hizmeti aşağıdaki sağlayıcılarla sunarız. Her biri veriyi yalnızca kendi hizmetini vermek için işler.

• Bu site: Render (ABD merkezli; sunucu bölgesi Frankfurt, Almanya).
• Teklif formu bildirimi: Resend (Plus Five Five, Inc., ABD). Form bilgileri ve bildirim e-postası bu sağlayıcı üzerinden ekibimizin e-posta kutusuna iletilir.
• Kurum verisi (veritabanı, kimlik doğrulama ve dosyalar): Supabase (ABD merkezli; sunucu bölgesi Frankfurt, Almanya).
• Yönetim paneli: Render (ABD merkezli; sunucu bölgesi Frankfurt, Almanya).
• Site soru aracı: Groq (ABD) ya da Cloudflare. Yalnızca sorunun metni iletilir.
• SMS: Netgsm (Türkiye). Telefon numarası ve ileti metni iletilir.
• Online ödeme: iyzico (Türkiye). Kart bilgileri doğrudan iyzico'nun ödeme sayfasında girilir; kuruma ve bize iletilmez.
• WhatsApp: iletiyi kurum personeli kendi WhatsApp hesabından gönderir; panel yalnızca hazır metni personelin WhatsApp'ında açar. Bu yolda Meta'ya bizim üzerimizden veri aktarılmaz.
• Yapay zekâ: kurum asistanı açarsa Groq (ABD) ya da Cloudflare üzerinden; ad, telefon ve kurum adı gönderilmez.
• Bildirimler: iPhone'da Apple, Android'de Google (Firebase Cloud Messaging) üzerinden iletilir. Bu servislere yalnızca cihazın bildirim anahtarı ve genel başlıklı bildirim gider; öğrenci adı, tutar ya da mesaj metni gitmez.

Supabase, Render, Resend, Apple, Google, site soru aracının yapay zekâ sağlayıcıları ve kurum açarsa kurum asistanının yapay zekâ sağlayıcıları Türkiye dışında olduğu için yukarıda belirtilen veriler yurt dışına aktarılır.

Bunların dışında verileri yalnızca kanunen yetkili kamu kurum ve kuruluşlarının talebi üzerine paylaşırız. Veri satmayız.

Ne kadar süre saklanır?

• Bildirimler 90 gün sonra, bildirim teslim kayıtları 2 gün sonra otomatik olarak silinir.
• Teklif talepleri: veritabanında tutulmaz. Bildirim e-postası ekibimizin e-posta kutusunda talepten itibaren en fazla 1 yıl saklanır; e-posta sağlayıcısındaki ileti kaydı 30 gün sonunda silinir.
• Kurum verisi: kurumla sözleşme sürdükçe. Sözleşme bitince veriler kurumun talebi üzerine CSV ya da PDF olarak kuruma teslim edilir. Veriler kurum teslimi onaylayınca ya da sözleşme bitiminden itibaren en geç 60 gün içinde, saklanması kanunen zorunlu olanlar dışında silinir.
• Ödeme ve makbuz kayıtları: kurumun tabi olduğu yasal saklama süresi ve olası uyuşmazlıklar için gereken süre boyunca (varsayılan: ilgili yılı izleyen yıldan başlayarak 10 yıl) kurumda saklanır ve başka amaçla kullanılmaz; hesap silinse de bu kayıtlar silinmez, kişinin adı yerine “Silinmiş kullanıcı” görünür. Yoklama, ders, sınav ve mesaj kayıtlarının saklama süresini veri sorumlusu olarak kurum belirler.

Hesap ve veri silme

Mobil uygulamadaki hesabın silinmesi uygulamadan ya da bize yazılarak istenebilir. Hangi verilerin silindiği ve hangilerinin saklandığı destek sayfasında anlatılmaktadır.

• Hesap ve veri silme talebi

Güvenlik

Bağlantılar şifrelidir (HTTPS). Her kurum yalnızca kendi verisini görür; yetki her istekte veritabanı katmanında denetlenir. Kurum içinde de herkes rolünün gerektirdiğini görür: veli yalnızca kendi çocuğunun bilgilerini görür, öğretmen öğrencinin borç bilgisini göremez. Finans ve üyelik değişiklikleri işlem kaydında tutulur.

Çocukların verisi

Öğrencilerin çoğu 18 yaşından küçüktür. Öğrenci hesabı isteğe bağlıdır ve kurum tarafından açılır; velinin hesabı çocuğunun bilgilerini gösterir. Uygulamada reklam ve üçüncü taraf analitik yoktur.

Haklarınız

KVKK'nın 11. maddesindeki haklarınız ve başvuru yolu KVKK aydınlatma metninde yazılıdır. Kurumun tuttuğu verilerle ilgili başvurular kuruma, site ve teklif talepleriyle ilgili başvurular bize yapılır.

• KVKK aydınlatma metni

Değişiklikler

Bu politikayı değiştirdiğimizde sayfadaki tarihi güncelleriz. Önemli değişiklikleri kurumlara ayrıca duyururuz.

İletişim

• VECTA OTOMOTİV DİJİTAL PAZARLAMA LİMİTED ŞİRKETİ
• Adres: Dumlupınar Mah. Şehit Turgut Çiçek Cad. Altek Plaza A Blok Kapı No:1A Daire No:26 Kartepe / Kocaeli
• MERSİS: 0627106002400001